Jak zszyć dokumenty nitką?

Tagi: #Krepa #Bielizna

Niezamierzone rozwiązanie dokumentów, fałszerstwo, odmowa sprawdzenia lub przechowywania, zwrócenie wniosków bez rozpatrzenia – to tylko niektóre konsekwencje niewłaściwie usystematyzowanej dokumentacji wewnętrznej. Aby uniknąć kar i innych niepożądanych incydentów, należy przyjąć odpowiedzialne podejście do organizowania oprogramowania układowego.

Przepisy regulujące normy zszywania dokumentów nitkami

Nie ma GOST zawierającego szczegółowy opis procedury. GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja” nie porusza kwestii oprogramowania sprzętowego, chociaż niektóre źródła błędnie o tym wspominają. W rzeczywistości musisz kierować się wyłącznie wewnętrznym statutem przedsiębiorstwa, standardowymi instrukcjami pracy biurowej z 2005 r. i zarządzeniem nr 76 Archiwum Federalnego (od grudnia 2009). Interesujące informacje przedstawiono w paragrafie 3.5.3 i Załączniku nr 24.

Co jest potrzebne do zasznurowania pościeli?

Aby przeprowadzić procedurę, należy najpierw zapoznać się z dołączoną dokumentacją, a dopiero potem przystąpić do wyboru narzędzi. Ponadto ich rodzaj często zależy od grubości i wagi konkretnego dokumentu. Tak więc w przypadku bardzo cienkich papierów łatwiej jest użyć igły, a w przypadku średnich rozmiarów łatwiej jest użyć dziurkacza. Mocowanie obszernych, gęstych teczek odbywa się za pomocą śrubokręta i umiarkowanie grubej liny.

Zazwyczaj oprogramowanie sprzętowe jest instalowane przy użyciu następujących elementów i urządzeń:

dziurkacz;
nożyce;
plik ściegu;
nici lub warkocz;
igła;
szydło;
klej.

Czasami do tworzenia otworów w szczególnie grubych grobach używa się wiertła. Jednakże jego użycie wymaga ostrożności, umiejętności i właściwej średnicy wiertła. Jeśli chodzi o klej, zasady są niezwykle proste. Guma jest zabroniona, ponieważ można ją drukować na innych arkuszach. Dobre opcje: regularne drukowanie PVA, kazeina i krzemian. Każdy ma swoje mocne i słabe strony, ale ogólnie wszystkie są w przybliżeniu równe.

Ważny! Klej silikatowy pozostawia żółtą skórkę, a ołówek nie zapewnia poziomu utrwalenia niezbędnego do ochrony.

Istnieją również specjalne wymagania dotyczące gwintów. Oni powinna być średnio gruba, bardzo trwała i niepłynąca. Taśma mylarowa spełnia te kryteria. Jeśli go brakuje, należy użyć ostrej nici. Bawełna też się nadaje, ale tylko po wielokrotnym złożeniu (w celu zagęszczenia i zwiększenia wytrzymałości na rozdarcie).

Ważny! Metoda ręczna z wykorzystaniem wątku nie jest jedynym możliwym rozwiązaniem. Do szycia wynaleziono specjalne maszyny i maszyny.Niektóre z nich mocują poszczególne arkusze za pomocą sprężyny, plastikowej lub metalowej (pierwsza opcja jest łatwa do rozszycia). Inne zapewniają bezproblemowe klejenie.

Instrukcje krok po kroku dotyczące zszywania dokumentów nitką

Kluczową różnicą pomiędzy metodami jest liczba otworów i odległość między nimi. Według tego kryterium wyróżnia się metody przeznaczone dla 2, 3, 4 i 5 otworów. Czasami używana jest dodatkowa wersja kątowa oprogramowania. Nadaje się jednak do ograniczonej liczby artykułów (nie do plików i raportów).

W dwóch dziurach

Najprostsza opcja. Nadaje się do obsługi dokumentów wewnętrznych, które nie będą następnie przekazywane władzom zewnętrznym do przeglądu.

Algorytm działań:

wydrukuj dokument, uporządkuj arkusze;
dziurkować dziurkaczem;
nitka;
zrób węzeł na nitce (nie powinien znajdować się z przodu);
wytnij arkusz z pliku szycia;
przyklej go do węzła, aby końce liny nie były całkowicie zakryte (powinny kończyć się niżej);
wypełnij arkusz oprogramowania sprzętowego.

Elementy do wypełnienia są już wydrukowane na arkuszu oprogramowania sprzętowego. Pozostaje tylko wykonać napisy o odpowiednim charakterze. Zalecany kolor pasty: niebieski lub czarny. Zwykle kwestię tę regulują standardy opracowane w samym przedsiębiorstwie.. Jeśli nie ma takiego dokumentu, pracę wykonuje się niebieskim długopisem.

Jeśli nie ma arkusza przeszyć, wytnij kawałek białego papieru o wymiarach 3x5 cm, następnie przyklej go i umieść napis „zszyte i ponumerowane”. Ponadto wskazana jest liczba stron, dane i podpis osoby odpowiedzialnej oraz data. Na górze znajduje się uszczelka.

Ważny! Zamiast pieczęci można zastosować wycisk woskowy, jednak uważa się go za przestarzałą i mniej niezawodną formę wypełnienia.

Trzy przebicia

Na początek warto dokładnie zaplanować, gdzie będą zlokalizowane dziury. Idealnie muszą być wyśrodkowane, chyba że jest to wymagane inaczej. Powinny także znajdować się w równej odległości od siebie. Należy je umieścić przy lewej krawędzi dokumentu.

Przedstawienie procesu krok po kroku:

wykonaj nakłucie igłą dokładnie pośrodku lewej krawędzi prześcieradła (igła wchodzi od tyłu i wychodzi od przodu);
wykonać drugie nakłucie (igła wchodzi od przodu dokumentu i wychodzi z tyłu);
wykonaj trzecie nakłucie (igła wchodzi od tyłu i wychodzi od przodu);
ponownie włóż igłę w otwór nr 1;
zawiązać węzeł (pozostawić co najmniej 7 cm od nici);
przyklej arkusz oprogramowania sprzętowego;
gwarantować.

O czwartej

Kolejność kroków:

robienie dziur;
wkładanie igły od drugiej strony (powinna wejść w otwór nr 2, licząc od prawej do lewej);
nawlekanie igły i nitki w 1 otwór po prawej stronie;
następnie nić jest ponownie wysyłana do drugiego otworu po prawej stronie;
następnie igła zostaje wysłana do trzeciego otworu po prawej stronie;
następnie przejdź do lewego nakłucia;
wróć do dołka 3;
przełóż go na drugą stronę i zawiąż węzeł.

Tworząc węzeł, należy upewnić się, że nić nie zwisa w żadnym miejscu. Powinna mocować strony ciasno i starannie.

O piątej

Technikę tę stosuje się niezwykle rzadko. Zwykle organy nadzorcze i regulacyjne są zadowolone z opcji z 3–4 dołkami. Wzrost do 5 wskazuje, że przedmiotowe dokumenty są dokumentami o najwyższej wiarygodności i najwyższej wadze. W ten sposób obsługiwane są na przykład niektóre raporty podatkowe.

Ważny! Jeżeli dziurek jest 5, to przyklejony prostokąt należy wyciąć z bibuły, a dziurki umieścić w odległości 5 cm od siebie.

Kolejność wkłuwania igły w zależności od ilości dziurek (można liczyć od dowolnej krawędzi):

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.

Na tym etapie nić należy zabezpieczyć węzłem.

Do rogu

Statut i niektóre dokumenty branży handlowej można zszyć metodą narożną. Metodą tą wykonuje się pojedynczy otwór dziurkaczem w lewym górnym rogu. Nawleczona jest na nią wstążka (40 cm) złożona na pół. Włóż go w taki sposób, aby zakrzywiona część środkowa znajdowała się z tyłu, a końce z przodu.

Następnie ogony są wkręcane w pętlę. Tworzy to węzeł. Należy go przenieść na inną stronę dokumentu i zabezpieczyć prostokątną kartką papieru. Na kartce papieru piszą:

szyte, numerowane;
liczba arkuszy (litery i cyfry, te ostatnie należy podać w nawiasach);
inicjały pracownika wraz z podpisem (najpierw jest ten ostatni, później podaje się jego dekodowanie).

Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów oprawionych

Nie zszywaj za pomocą zszywacza, kleju lub spinaczy biurowych. Nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony: przy takich sposobach mocowania można spokojnie usunąć element mocujący, zdjąć prześcieradła, wymienić je lub dodać nowe. Jeśli audytor, służba podatkowa lub inny organ regulacyjny zobaczy tak zszyty dokument, organizacja może mieć różnego rodzaju problemy, począwszy od odmowy przyjęcia raportów, a skończywszy na postawieniu ultimatum nakazującego natychmiastowe sprostowanie wszystkich ważnych dokumentów znajdujących się w archiwum.

Ważny! Jeśli wątpisz we własne umiejętności lub stoisz przed koniecznością ponownego flashowania dużej liczby dokumentów, warto zwrócić się o pomoc do profesjonalistów. Usługi tego typu świadczą archiwa i drukarnie. Jednocześnie nie ma konieczności oczekiwania na natychmiastową realizację zamówienia ze względu na obciążenie organizacji pracą. Pracy mają mnóstwo zwłaszcza w okresie składania raportów i dyplomów.

Liczba otworów faktycznie odgrywa ważną rolę. Określając wymaganą liczbę, należy zacząć od znaczenia umowy. Dokumentacja najprostsza pod względem treści jest zszywana z 2 dziurkami, a szczególnie cenna dokumentacja z 5 dziurkami.

Uwzględniana jest również odległość między otworami. Najlepsza opcja: każda znajduje się w odległości 3 cm od poprzedniej.Aby spełnić ten wymóg, przeprowadza się wyrównanie przygotowawcze: planują z wyprzedzeniem, gdzie należy wykonać otwory. Jednakże Linie liniowe nie zawsze pomagają. Na przykład skośne dziury często występują podczas segregowania bardzo grubych dokumentów lub czasopism. Podczas pracy z nimi należy używać szydła i postępować niezwykle ostrożnie. Lepiej jest nawlec używaną nić na igłę - pomoże to w prawidłowym i dokładnym wkłuciu.

Dużą uwagę przywiązuje się do numeracji stron. Kluczowe punkty w tej kwestii:

Stosowane są cyfry arabskie;
liczby są ułożone w porządku rosnącym;
Umieszczenie: prawy górny róg;
numer nie może wychodzić poza krawędź arkusza;
zgłoszenia podlegają także numeracji;
rodzaj numeracji dla aplikacji: ciągła;
załączając list, protokół sporządza się zaczynając od koperty (na niej umieszcza się pierwszą cyfrę);
każda strona pisma jest ponumerowana w zależności od kolejności prezentacji;
W przypadku pracy ze sprawą przedstawioną w kilku tomach zawartość każdego z nich jest numerowana oddzielnie.

Specjalny druk również wymaga podejścia. Należy go zainstalować jako ostatni i tak, aby znajdował się jednocześnie na karcie oprogramowania sprzętowego i w dokumencie. Jeśli indywidualny przedsiębiorca nie posiada pieczęci osobistej, może pominąć ten krok.

Ważny! Jeśli dokument zostanie następnie włożony do teczki, nie ma potrzeby przyklejania „zszytej, numerowanej, podpisanej” kartki z tyłu teczki. Właściwym miejscem do tego jest tylna strona ostatniego zszytego arkusza.

Podczas wypełniania arkusza szycia nie ma potrzeby siekania. Każda informacja powinna być łatwa do odczytania. Skróty również nie są dozwolone. Dodatkowo należy sformatować wpis tak, aby znajdował się zarówno na górze dokumentu, jak i na wklejonym prostokącie papieru.